Od nového roku měly být povinné pro všechny občany. Počet těch, kteří se nově bez datové schránky neobejdou, se ale nakonec zúžil na OSVČ. Schránky slouží hlavně k efektivní komunikaci s úřady a k odevzdávání různých podání. Jejich prostřednictvím komunikují i podnikatelé či firmy vzájemně. Mohou si tak – mimo jiné – zasílat předžalobní výzvy. Web SJ News vytvořil otázky a odpovědi, díky kterým bude vaše seznámení s datovými schránkami mnohem snazší.
Vaše babička už datovou schránku potřebovat nebude. Původní záměr byl však jiný. Změnu schválil ještě v prosinci Senát a podepsal prezident. Mezi nováčky s datovkou tak budou letos patřit hlavně osoby samostatně výdělečně činné, respektive ty, které se doposud před zraky úřadů nezdigitalizovaly dobrovolně.
Datové schránky umožňují podání na stavební, katastrální, finanční či další úřady, nebo dokonce ke komunikaci se soudy. Jsou hlavně pilířem digitální komunikace se státem a známe je od roku 2009, od ledna následujícího roku jejich prostřednictvím komunikují vzájemně fyzické i právnické osoby - mohou si posílat například předžalobní výzvy či další důležité dokumenty.
Na přelomu roku čeká uživatele velká výluka a nahradit datovky může dočasně e-mail opatřený uznávaným elektronickým podpisem. Zrovna elektronické podpisy, jejichž certifikáty je nutné pravidelně obnovovat, ale měly datové schránky původně nahradit.
PŘEČTĚTE SI: Daňové přiznání přes datovou schránku krok za krokem. Letos nově povinnost platí i pro tisíce OSVČ
Datové schránky - otázky a odpovědi
Jak se do datové schránky dostanu?
Přihlášení umožňuje portál mojedatovaschranka.cz. Potřebujete k tomu přihlašovací údaje od Ministerstva vnitra, nebo takzvanou Identitu občana. Tu je možné získat například pomocí bankovní identity eObčanky, či služby MojeiID. Fyzické podnikající osoby získají první přístupové údaje na adresu, kterou mají uvedenou v evidenci obyvatel a právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku jsou údaje zasílány na adresu místa bydliště statutárního zástupce právnické osoby. I v tomto případě je důležitá adresa v registru obyvatel.
Pokud má fyzická osoba podnikající už datovou schránku fyzické osoby nepodnikající, přístupové údaje získá do své původní datovky. Tam je nutné údaje vyzvednout v určené časové lhůtě patnácti dnů, později budou zneplatněné. Včasné vyzvednutí se doporučuje – hned po zavedení datovky tam bude stát posílat důležitá oznámení včetně výzev soudu či finančního úřadu. Dokumenty jsou formálně doručeny od momentu, kdy se uživatel do datové schránky přihlásí. Pokud to neudělá, dokument úřady považují za doručený po deseti dnech. V datových schránkách je ale možné nastavit upozorňování na nově příchozí dokumenty pomocí e-mailu.
Stačí znát IČO, abych zjistil, jakou má subjekt datovou schránku, nebo jestli mu bude v dohledné době zřízena?
Ano, k dispozici je tento rejstřík a v seznamu držitelů datových schránek jsou fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, právnické osoby a orgány veřejné moci, které mají zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Pokud zadáte IČO subjektu, schránka se nalezne i v případě, že je zřízena, ale není zpřístupněná, nebo teprve bude zřízena ze zákona.
Nedávno jsem četl v novinách, že datovou schránku bude muset mít od roku 2023 automaticky každý občan včetně důchodců...
To už neplatí. Senát 14. 12. 2022 schválil novelu, která tento úmysl zastavila. Nepodnikající fyzické osoby ale budou moci získat datovou schránku i nadále na vyžádání. Automatické zavedení datové schránky by se mělo od příštího roku ale týkat těch, kteří by se přihlásili například bankovní identitou nebo elektronickým občanským průkazem ke kterékoliv digitální službě státu.
Pro koho je zřízení datové schránky i nadále povinné?
Datová schránka bude zřízena jak právnickým osobám, které datovou schránkou zřízenou ještě nemají, tak i podnikajícím fyzickým osobám (OSVČ).
Fungují datové schránky nonstop?
Většinou ano, ale stejně jako každý jiný systém mají občas výluky. Mohou souviset například s údržbou nebo aktualizací systému. Nejbližší mimořádná vícedenní výluka proběhne od 0.00 hodin v sobotu 31. 12. 2022 a skončí ve 23.59 v pondělí 02. 01. 2023. Po tuto dobu nebude možné se do datové schránky přihlásit, ani přijímat či odesílat datové zprávy. Výluka má také vliv na omezení dostupnosti některých služeb Czech POINTu. Po tuto dobu budou zcela nedostupné služby CzechPOINT@home na Portálu veřejné správy. Jde například o žádosti o výpis z rejstříku trestů do datové schránky či výpis bodového hodnocení řidiče.
Na kontaktních místech veřejné správy, například na úřadech, pobočkách České pošty, Hospodářské komory nebo u notářů v tomto období nebudou dostupné veškeré služby související s datovými schránkami – mimo jiné žádosti o jejich zřízení či naopak o znepřístupnění. V době odstávky rovněž nebude možné uveřejnit žádné dokumenty v Registru smluv a na Portálu veřejné správy. Stejně tak nepůjde uskutečnit podání prostřednictvím formulářů, které pro ověření totožnosti žadatele využívají přihlašovací údaje do datové schránky. Týkat se to bude například Finanční správy a České správy sociálního zabezpečení.
Co když se výluka datové schránky překrývá s datem, kdy musím odeslat důležité podání?
Podání, které je nutné učinit v průběhu výluky, je možné odeslat e-mailem opatřeným uznávaným elektronickým podpisem, odeslaným na elektronickou podatelnu příslušného úřadu, případně přímo v prostředí portálu úřadu, pokud takové existuje a nabízí přihlášení Identitou občana.
Je možné přes datové schránky posílat i velká data?
Není a ti, kteří s nimi pravidelné pracují, si na to stěžují. Odesílat i přijímat je možné maximálně 50 MB přes datové schránky zřízené ze zákona. U ostatních je limit dokonce jen 20 MB.
Lze podat daňové přiznání na papíře, pokud už mám datovku?
Ne. Se zřízením datové schránky se pro vás možnost daňového přiznání klasickou „oflajnovou“ cestou jednou provždy uzavírá. Vyplývá to z § 72 odst. 6 daňového řádu. Totéž se týká i účetních uzávěrek ověřených auditorem. Postaru mohou daňové přiznání nadále podávat ti, jejichž schránka sice byla zřízena, ale zatím nebyla zpřístupněna. Přes datovku bude též povinné podávat přihlášky k registraci a oznámení o změně registračních údajů včetně příloh.
Mohou ve firmě pracovat s datovou schránkou i další kolegové?
Ano. Přístup do datové schránky právnické osoby je ze zákona umožněn členům statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucím organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Kromě těch, kteří mají přístup daný ze zákona, ho lze rozšířit i pro zaměstnance, u kterých je práce s datovou schránkou nutná kvůli jejich pracovní náplni.
Funguje datová schránka také jako archiv obdržených dokumentů?
Ne, data starší než tři měsíce budou automaticky smazána.
PŘEČTĚTE SI: Státní svátky v roce 2023 přinesou deset volných pracovních dní
