Ve světě podnikání, kde každá minuta a každý proces mají svou cenu, může sebemenší detail znamenat rozdíl v tom, zda se firma posouvá vpřed a konkurenci nechává za sebou. A protože nejcennějším aktivem téměř každé firmy jsou její zaměstnanci, je důležité nezapomínat na neustálý rozvoj v oblasti HR. To přitom stojí spoustu času a peněz. Pomoc a úsporu nabízí systém Speybl, který otevírá nové možnosti pro efektivnější a lidsky přístupnější personalistiku.
Za řešením Speybl stojí ostravská společnost Inove, která má ambici proměňovat tradiční HR operace v efektivní digitální workflow. Její začátky se datují do roku 2009, kdy ambiciózní startup Jan Kožušník zakládal, a to s jasným záměrem - vytvořit praktické řešení, které personalistům při jejich práci odlehčí od nejrůznějších opakovaných úkonů a zároveň zaměstnancům nabídne veškeré potřebné informace na jednom místě.
Podle průzkumu, který Inove ve spolupráci se Svazem personalistů ČR vypracovaly, totiž téměř polovině personalistů v Česku zabere vyřizování administrativy více než polovinu jejich pracovního dne. Systém Speybl tuto dobu umí výrazně zkrátit díky automatizaci rutinních úkolů. Personalisté tak získávají až o 60 procent více času, který mohou věnovat jiným úkolům, využít jej pro rozvoj zaměstnanců nebo například pro osobní pohovory, což přispívá k větší spokojenosti a efektivitě práce.
Speybl funguje jako pomocník personalistů, který za ně vyřeší rutinní a opakované úkony. Automatizuje běžné činnosti jako je vyplňování předávacích protokolů, pracovních smluv a mzdových výměrů, a zároveň sleduje onboardingy a důležité události. Díky jeho využití také výrazně klesá chybovost, která je s lidmi přirozeně spojená. Speybl nejen že zvládne automatizaci mnoha běžných úkolů bez chyb, ale ještě k tomu výrazně rychleji. Škála využití je přitom široká - od správy zaměstnanců, hlídání docházky a nejrůznějších upozornění, přes zaměstnanecký self-service až po jednoduchý reporting.
Výrazné úspory
Ambicí Inove ale není se svým produktem personalisty nahradit. Vnímá ho jako jejich pravou ruku a díky jeho využití jim dává prostor zaměřit se na to, co je opravdu důležité. Především na zaměstnance a řešení jejich skutečných problémů. Speybl mezitím může obstarat rutinní záležitosti, které ale personalistům měsíčně zaberou až několik desítek hodin práce. Toto spojení tak přináší výrazné finanční úspory a větší efektivitu.
„Nechceme bourat dosavadní systémy, chceme se na ně s naším řešením napojit. Benefitem takového spojení jsou jednoznačně úspory, větší efektivita, menší chybovost a lepší péče o zaměstnance, kteří jsou tím nejcennějším, co firma má,“ zdůrazňuje Kožušník.
Jeho slova nejsou jen marketingovým lákáním, k dispozici jsou totiž hmatatelné výsledky. Klienti uvádějí, že zavedení systému Speybl u nich vedlo k zásadnímu zkrácení času potřebného na onboarding nových zaměstnanců, přičemž úspora času na jednoho zaměstnance může činit až 5,5 hodiny. Ve velkých firmách jde o úspory ve stovkách hodin, které mohou oddělení HR věnovat strategickým úkolům, což přímo přispívá k růstu a rozvoji podniku.
„Díky Speybl máme přehled v celé HR agendě, pořádek v administrativě a především máme ušetřený čas. Naši zaměstnanci si chválí jednoduché zadávání žádostí o dovolené nebo home office a taky přehled absencí u ostatních zaměstnanců. Spokojeni jsme také s tím, že systém byl na základě našich požadavů přizpůsoben našim potřebám,“ konstatovala Erika Sládeková, HR specialist ve společnosti Xevos IT Solutions.
Snadná integrace
Speybl rovněž řeší jednu z hlavních frustrací uživatelů tradičních systémů – integraci s ostatními platformami. Více než třetina respondentů průzkumu vypracovaného ve spolupráci se Svazem personalistů ČR vyjádřila potřebu lepšího propojení svých systémů. Speybl tento problém řeší díky nadstandardní schopnosti integrace, což zvyšuje jeho atraktivitu pro technologicky zaměřené firmy, které hledají bezproblémovou interoperabilitu.
Kromě technických výhod Speybl nabízí intuitivní uživatelské rozhraní, které výrazně zjednodušuje každodenní interakce zaměstnanců s HR oddělením. Pomáhá například získávat zpětnou vazbu a zjišťovat reálné potřeby pracovníků, čímž umožňuje firmám anticipovat budoucí výzvy a včas na ně reagovat. Systém nabízí chatbota pro rychlé odpovědi na běžné dotazy zaměstnanců a poskytuje nástroje pro snadnou editaci osobních údajů přímo v aplikaci. Tímto způsobem Speybl zvyšuje zapojení a spokojenost zaměstnanců a zároveň zjednodušuje orientaci v důležitých otázkách, jako jsou stravenky či důchodové připojištění.
Manažeři zase mohou do systému nahrávat interní směrnice a automatizovat mnoho rutinních procesů. Výsledkem je řešení, které nejen že zlepšuje administrativní efektivitu, ale také podporuje pozitivní pracovní kulturu. Vše je zabezpečeno na platformě Microsoft, což zajišťuje nejen bezpečnost dat, ale i robustní podporu a vysokou dostupnost systému.
Klientům, kteří chtějí systém Speybl nejdříve vyzkoušet, nabízí Inove možnost 30 dní jej bezplatně testovat. Bez nutnosti zadávat číslo platební karty nebo uzavírat jakoukoliv smlouvu. „Mají k dispozici kompletní aplikaci s veškerými moduly, ve které vidí demo data, ale mohou do ní nahrát svá vlastní data,“ říká Kožušník s tím, že jde o ideální řešení pro firmy, které si chtějí být jisté, že jejich investice do digitálního HR systému přinese očekávané výsledky.
Support a inovace
Zákazníci, mezi které patří společnosti Soulmates Ventures, Bontonfilm nebo Ollies a jde o firmy napříč různými odvětvími, si řešení Speybl vybírají pro jeho schopnost integrovat celé sady dat a poskytovat přizpůsobená řešení podle specifických potřeb. Tyto firmy tak už pak nejsou odkázány pouze na Excel nebo jiné základní nástroje, které často nezvládají efektivně pokrývat všechny požadavky HR oddělení. Zároveň mají k dispozici velmi flexibilní support, kde případná pomoc je téměř okamžitá.
Kožušník i jeho tým ví, že Speybl nikdy nebude zcela hotový, protože požadavky klientů vyvolávají neustálou potřebuje jej rozvíjet a inovovat. Snaží se proto v maximální možné míře naslouchat klientským postřehům, přáním a potřebám. I na základě toho vznikají stále nové funkce. Jednou z nich je například AI analýza, která má personalistům pomoci jejich práci ještě více zefektivnit.
Zároveň se také pracuje na další expanzi. „Měla by být do dalších států střední Evropy a Velké Británie. Jde o horizont několika měsíců a když se vše podaří, další na řadě je Německo,“ uzavírá Kožušník, který věří, že správně navržený a fungující nástroj může zásadně proměnit každodenní práci personalistů a jeho firmě otevře dveře na další trhy ve světě.
