Doba koronaviru, karantény a vynucených home office v poněkud nečekaném kontextu opět otevírá otázku produktivity práce i všemožných doporučení, která by ji měla zvýšit. Jak si ale z nejrůznějších technik „pomodoro“, „mít vše hotovo“, „hlubokých prací“, „bullet journal“ a dalších pojmů vybrat? Otázka takto ve skutečnosti nestojí.

Záměrně jsem tento text nepsal před dvěma nebo třemi týdny, tedy v době, kdy většina z nás opustila kanceláře a zasedla k počítačům doma. Myslím, že by to nemělo příliš smysl, protože rady, jak co nejefektivněji pracovat, by nebyly k užitku a spíše by přinášely stres navíc. V té době totiž většina lidí řešila, jestli správně funguje VPN, mikrofon nebo videohovor, případně to, jak zabavit děti, aby měli alespoň chvíli čas na práci.

Laboratoř návyků a poučení

Nyní je ideální doba, abyste se ohlédli zpět – na to, jak jste uplynulé týdny pracovali, co vám šlo, a co ne. A potom svá zjištění dejte do kontextu tohoto povídání. Protože pokud si z článku můžete něco odnést, není to vyšší produktivita v době koronaviru, která bude dříve či později minulostí, ale vyšší produktivita v budoucnu. Vnímejte home office jako jakousi laboratoř vašich pracovních návyků, které můžete pečlivě rozpitvat a poučit se z nich.

To nejpodstatnější, co je nutné si zapamatovat a promítnout do své práce, není nějaká konkrétní technika, kterou začnete využívat, ale to, jak se dokážete sami věnovat dříve stanoveným prioritám. A také to, kolik času a jak intenzivní pozornost jednotlivým úkolům věnujete.

Rezervace času na jednu věc

Většina lidí si myslí, že nikdy nemají dost času, aby byli úspěšní nebo stihli všechnu práci, kterou „valí“ před sebou. Ve skutečnosti si ale neumí rezervovat čas tak, aby mohli důležitou práci dobře a s dostatečnou energií plnit.

Typický pracovní den většiny lidí vypadá asi takto:

Problémem je, že jednomu hlavnímu úkolu se v poměru ke všemu ostatnímu – nedůležitému, vyrušujícímu, urgentnímu, neplánovanému nebo zbytečnému – věnujeme minimum času. V době, kdy na nás proudí nejrůznější e-maily, notifikace, hovory nebo požadavky kolegů, je těžké se soustředit na jednu práci. Tříští se nám pozornost a my ve skutečnosti odvedeme mnohem méně práce, než kdybychom soustředěně pracovali o polovinu kratší dobu. Nebo kdybychom jeden den měli vyhrazený úkolům a druhý den vyhrazený všemu ostatnímu.

Jakákoli technika slibující vyšší produktivitu je v tomto ohledu v podstatě k ničemu, protože platí, že když budete dělat efektivně a sofistikovaně VŠECHNO, ve výsledku stejně neuděláte NIC.

Váš den by ve skutečnosti měl vypadat přibližně takto:

Jinými slovy, zhruba polovinu pracovního času byste měli důsledně věnovat jedné hlavní věci. Je to kompromis, který lze aplikovat i do dnešní uspěchané kancelářské doby, kdy po vás lidé neustále něco chtějí, a to nejlépe hned. Vyhraďte si časové úseky (ze začátku kratší a postupně je prodlužujte), kdy nebudete dostupní pro ostatní, a trvejte na nich. Týden nebo dva se možná budete setkávat s nepochopením, ale pak si ostatní zvyknou. A těch pár nepřijatých hovorů? Nic! Kdybyste byli nemocní nebo ve sprše, tak je také nevyřídíte hned.

Každý den si také položte zásadní otázku: „Jakou jednu (a opravdu jen jednu) věc či aktivitu bych měl udělat, aby všechno ostatní bylo snazší nebo ve výsledku úplně zbytečné?“ Pokud se vám podaří najít odpověď, vězte, že ten den bude mnohem produktivnější, než jste si doposud dokázali představit. Zkuste tuto otázku vnímat i v kontextu toho, jak jste pracovali v uplynulých dnech při home office. Podaří-li se vám změnit své myšlení (a vězte, že to chvíli potrvá), začnete o nejrůznějších technikách produktivity přemýšlet jinak.

Technika jako prostředek

Většina lidí, kteří chodí na různá školení pro zvýšení produktivity nebo skoncování s prokrastinací, o technikách nebo nástrojích přemýšlí špatně. Řeší jejich podobu, formát, nebo způsob používání, ale neřeší smysl či funkci. Také na webu se vyskytují tisíce článků ve stylu „Tyto techniky zvýší vaši produktivitu“ nebo „X návyků a technik nejproduktivnějších lidí“, které jsou ovšem jako přes kopírák a v podstatě jen popisují, jak ta či ona technika či nástroj vypadají. V lepším případě text radí „dělejte to a to“, v horším jde je o pouhý a neužitečný výpis toho, co je k dispozici. Prostě si vyberte, nám je to fuk…

Výsledek je ovšem téměř vždy k ničemu. Tyto SEO či „klikací“ texty v hlavě vzbuzují jen zmatek. Navíc jsme kvůli nim zbytečně více ve stresu, protože si říkáme: „Takže to všem ostatním funguje, ale mně ne?“

Jenže takto to ve skutečnosti není. Funguje to jen těm, kteří začnou tyto techniky a nástroje vnímat jako prostředek k tomu, abyste dosáhli jediného cíle: Každý pracovní den udělat nějakou jednu věc, která vše posune dále, nebo díky které budeme mít lepší pocit. A na to ostatní zkrátka „s*re pes“. Jinak než takto tvrdě to napsal nelze.

Prakticky by to mělo vypadat asi takto:

Přestaňte tedy neustále hledat ideální techniky, postupy nebo návody, jak zlepšit svou práci, protože toto hledání samo o sobě pracovní návyky příliš nezmění. Začněte nejprve přemýšlet o tom, co je důležité a co se má splnit. A to nezávisle na tom, jak si to poznačíte, naplánujete nebo vyhodnotíte a jakou techniku k tomu využijete. Zkuste si stanovit, že každý pracovní den (nebo týden) budete alespoň polovinu času věnovat jedné důležité věci a budete se snažit ji dokončit. A ZA ODMĚNU si potom můžete vybrat nějakou super techniku, která nám v tom třeba trochu pomůže. Ale rozhodně to nedělejte naopak.

Vždy platí, že pokud chcete najít techniku, která by pro vaši práci byla vhodná, je potřeba znát způsob, jakým pracujete. Když jsem já sám před rokem odešel na volnou nohu, vyzkoušel jsem kdeco, ale ve skutečnosti trvalo několik měsíců, než jsem našel svůj rytmus a způsob, jak se dobře na svou práci soustředit. Klíčové bylo, abych se začal vyhýbat dělání věcí, které nejsou v danou chvíli podstatné.

V další části stručně popisuji techniky, přístupy nebo postupy, které jsem vyzkoušel. Neberte je jako rigidní a neměnné proměnné, ale spíše jako inspiraci k tomu, jak do své práce chytře zakomponovat určitá pravidla či mantinely, které vám pomohou lépe zvládnout vždy jeden specifický úkol nebo to, co je aktuálně prioritní.

Techniky

Pomodoro – Známá technika, při které pracujete v pevně daných časových úsecích na jedné konkrétní věci. Nastavte si minutku (nebo aplikaci v mobilu, je jich celá řada) a pracujete soustředěně 25 minut. Pak si dejte 5 minut pauzu a vzápětí dalších 25 minut práce. Opakujte tuto sérii čtyřikrát a pak si dejte delší pauzu na 15-30 minut. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Zní to dobře, ale opravdu se musíte soustředit na jednu věc. Když to chytře zkombinujte s tím, že si přepnete mobil do letového režimu a vypnete wifi, zjistíte, že jste skutečně za těch pár minut NĚCO udělali.
Mít vše hotovo – Dostaňte své nápady, úkoly a myšlenky z hlavy, sepište je na papír či do nějaké aplikace (na trhu jich je spousta) a přiřaďte jim priority. Uspořádejte je podle času potřebného na splnění a potom začněte plnit ty, které mají nejvyšší prioritu a zaberou nejméně času. A potom pokračujte dále. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Bezva seznam, který je ale sám o sobě k ničemu, když ty věci opravdu neuděláte.
Bullet Journal – Je to speciální diář, ve kterém koncentrujete nápady, úkoly, povinnosti a životní okolnosti a plánujete, kdy se jim budete věnovat. Součástí jsou speciální symboly, které usnadňují plánování a time-management. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Bez toho, že každý den uděláte alespoň NĚCO předem naplánovaného, je to k ničemu.

Pracovní myšlení

Hluboká práce – V principu jde o to, že si každý den (nebo jinak pravidelně) vyhradíte čas, kdy se někam zavřete, odpojíte sociální sítě a vypnete mobil a budete se hodinu, dvě či déle soustředit na jeden pracovní úkol. Důležité je eliminovat vše rušivé, včetně lidí, aby se věci pohnuly dopředu. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Ať už se rozhodnete pro cokoliv (úkol, učení nebo práce), tohle vám pomůže, zvláště u dlouhodobějších a náročnějších věcí.
Don"t Break the Chain – Metoda „Nepřetrhni řetěz“ je o budování nových návyků a dovedností. Vyberte si, co chcete dělat, začněte to dělat hned a pak každý další den dělejte totéž stejně dlouho. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Platí, že když něco děláte delší dobu pravidelně, tak si na to zvyknete. Díky tomu můžete splnit i dlouhodobý úkol, ke kterému jste se dlouho nedokázali přimět.
Boj s odporem – Vše, co bychom rádi udělali (protože to máme rádi), ale nakonec to neuděláme, je způsobeno jakýmsi odporem v naší hlavě, který nás blokuje. Výsledkem je frustrace z toho, že děláme milion věcí, ale ve výsledku jen málo z toho, co nás těší. Cílem je tento odpor porazit. Vnímání techniky v kontextu tohoto článku: Buďte sami sobě diktátorem a nařizujte si dělat věci, které vás baví. Když už v danou chvíli začnete, všemožné výmluvy se okamžitě rozplynou.

Závěrečná rada: Psaní všemi deseti

A na závěr ještě jeden nenápadný, ale zásadní tip, který může zcela proměnit váš pracovní život (pokud se odehrává z větší části u počítače). Naučte se psát všemi deseti!

I kdybyste si z tohoto článku měli vzít pouze TOTO a všechno ostatní zapomenout, bude to bez pochyby výhra. Když si totiž spočítáte, kolik hodin denně či týdně věnujete obyčejnému psaní textu (články, analýzy, e-maily, zprávy na Slacku, Trellu či jiném firemním komunikačním prostředí), zjistíte, že snad žádná technika či nástroj vám nikdy nedokáže ušetřit tolik času jako rychlé a hlavně bezchybné psaní. Právě psaní bez chyb a „poslepu“ je možná ještě důležitější než rychlost.

Sám jsem se do učení všemi deseti vrhnul loni na podzim (po nejméně třech marných pokusech dříve) a nyní jsem ve fázi, kdy již velmi pomalým tempem dokážu deseti prsty psát. Jsem schopen docela rychle psát klasickým dvou/tříprstým „datlováním“, ale dělám u toho chyby. Jejich zpětná oprava mi ve výsledku zabere více času, než když píšu pomalu deseti prsty a bez chyb. Testoval jsem to při přepisování rozhovoru a opravdu to funguje. Nehledě na to, že se při psaní deseti prsty nemusím sklánět a dívat na klávesnici, takže mnohem méně zatěžuju svůj krk.

Stoprocentně platí, že učení psaní všemi deseti je velké trápení. Budete u toho hodně nadávat, budete to chtít stokrát vzdát a budete vynervovaní z kritické „přechodové“ fáze, kdy budete reálně pracovat pomaleji, což vás bude štvát. Ale vše se poměrně rychle překlopí (trvá to pár týdnů) a vy z toho nakonec budete těžit další roky.

Foto: Pixabay (hlavní), autor

Zdroje k technikám: edice Žádná velká věda od vydavatelství Melvil