Málokterá oblast ve firmách zažila v důsledku koronavirové pandemie takový nápor jako interní komunikace. Obzvlášť tam, kde byla dosud vnímaná trochu jako volnočasová aktivita v podobě firemního časopisu či občasných e-mailů od vedení. S nutností přesunout často celé týmy do režimu home office a neustále udržovat zaměstnance v obraze nabyla interní komunikace během pár dní nečekaně na významu. Odborníci v textech i webinářích radí nepodcenit komunikaci, zapojit management a připravit se na výzvy v podobě návratu zaměstnanců do kanceláří za nutných bezpečnostních opatření. Málokdo už ale poradí, jak prakticky na to. Pokud nejste ostřílený manažer komunikace, který zvládá krize levou zadní, mohou se vám naše tipy hodit.
Interní komunikace je v řadě firem stále chápána jako zbytečná. Majitel občas pošle zaměstnancům e-mail, když jim chce hromadně něco sdělit. Informace ohledně benefitů, změn v docházce či bonusech předává personální oddělení. A sdílet s ostatními, na čem tým pracuje, je pak rozhodnutí a zodpovědnost každého team leadera. Možná vám tento scénář připomíná firmu, ve které pracujete.
V lepším případě dostane agendu interní komunikace na starost ke své běžné práci asistentka ředitele, někdo z HR či marketingu. Podle nedávného průzkumu mezi českými firmami má interní komunikaci někdo na starosti maximálně na poloviční úvazek ve více než jedné třetině případů.
PŘEČTĚTE SI: Koronavirus jako „pitevna“ pracovních návyků: Ideální doba pro hledání a učení vyšší produktivity i do budoucna
K těmto lidem se ale před měsícem upřela nečekaně pozornost a během pár dní se museli proměnit v komunikační experty. Komunikovat krizi, změny, propouštění, digitalizaci. V mnoha firmách až s příchodem pandemie zjistili, že nemají krizový komunikační plán, nebo nefunguje. Řada firem také s přechodem na home office zjistila, že nejsou nastavené efektivní způsoby, jak zůstat v kontaktu. Zaměstnanci nevěděli, které komunikační kanály jsou k dispozici, jak s nimi zacházet. A některé nástroje se zase ukázaly jako zcela nepotřebné. Podle průzkumu Intitute for Public Relations mezi třemi sty odborníky na komunikaci nemělo deset procent žádný krizový komunikační plán. Podle 44 respondentů pak plán nefungoval, protože nebyl uzpůsoben situaci. Jak se tedy připravit na komunikaci možných ekonomických dopadů či návrat zaměstnanců do prostředí, které už možná nebude takové, jaké na začátku března opustili?
1. Začněte u manažerů
Pokud řešíte interní komunikaci a nevíte, kde začít, zaměřte se na manažery. Team leadeři, vedoucí směn a další liniový management je klíčová spojka mezi vámi a zaměstnanci. Jak potvrzuje ve svém článku David Grossman, zaměstnanci v průzkumech shodně tvrdí, že co říkají a dělají jejich nadřízení, má největší vliv na jejich vnímání celé organizace. Edelman ve svém březnovém průzkumu navíc zjistil, že 63 % zaměstnanců považuje svého zaměstnavatele za nejdůvěryhodnější zdroj informací o koronaviru. Tradičním médiím věří pouze polovina respondentů.
Pokud byste tedy mohli napřít svou pozornost a sílu jediným směrem, pak se věnujte manažerům. Dodávejte jim přesné a včasné informace jak o dění ve firmě, tak obecné souhrny obecných opatření. Pomozte jim vymyslet efektivní způsoby, jak udržet pravidelnou komunikaci s týmem. Můžete jim informace předpřipravit, nebo je učesat tak, aby byly maximálně srozumitelné a přehledné. Pokud dosud ve firmě neexistovaly pravidelné porady top managementu a liniového managementu, zaveďte je. V momentu, kdy budou manažeři schopni svým podřízeným předávat informace rozhodně, transparentně a srozumitelně, předejdete chaosu, šíření lží a poklesu morálky i důvěry v organizaci.
2. Zapomeňte na hierarchii
V krizi není čas a prostor na to lpět na strukturách. Nyní by měl být top management v první linii a s otevřenými dveřmi vítat všechny zaměstnance. Pokud je to jen trochu možné, zkuste rozproudit komunikaci mezi vrcholovými manažery a ostatními zaměstnanci. Ať už to bude celofiremní virtuální meeting, kde mohou lidé klást otázky ohledně strategie, propouštění i bezpečnostních opatření, či zřízení speciálního kanálu ve Slacku nebo v MS Teams, kde bude top management pravidelně k dispozici pro jakékoliv otázky. A pokud si CEO dokáže najít pár minut během dne, aby zavolal nebo napsal jednotlivým lidem ve firmě, jak se jim daří a poděkoval jim za jejich práci, většinou to náladu i vztah k firmě pozvedne mnohem efektivněji než neadresný newsletter z oddělení interní komunikace.
V komunikačním plánu kombinujte různé kanály. Někdo lépe vnímá videohovor, jiný si raději zprávu přečte na intranetu
3. Vytvořte jedno místo pro koordinaci
Základem každé krizové komunikace je, aby všichni věděli, co bude kdo komunikovat. V momentu, kdy není vyjasněné, kterou informaci kdo předává, nastane zmatek. Někteří zaměstnanci budou čekat, že aktuální zprávy bude sdělovat top management, další budou čekat, že je předají svým lidem team leadeři, a nakonec nikdo nebude vědět nic. Vytvořte jedno místo, kde budete koordinovat, jaká sdělení půjdou kdy, kam a od koho. Ať už to bude stránka na intranetu, kanál na Slacku či v MS Teams, tabulka na Drivu. Cokoliv, k čemu budou mít přístup všichni lidé, kteří jakýmkoliv způsobem zodpovídají za komunikaci. Sladit byste se měli také na základním slovníku a klíčových sděleních. Pokud CEO bude tvrdit, že o nic nejde a situace se firmy nijak nedotkne, zatímco liniový manažer bude týmu sdělovat, že situace je vážná a bude se propouštět, většina lidí bude zmatená, ve stresu a nebude mít motivaci cokoliv dál dělat. Kdo by byl motivovaný, když neví, zda má ještě v organizaci budoucnost?
4. Zapojte pobočky i ostatní země
Pokud máte více poboček po republice, nebo po světě, nezapomeňte se v komunikaci sladit s nimi. Například Lenovo vytvořilo na svém intranetu prostor, ve kterém se sbíhají veškeré informace ohledně COVID-19 a jeho vlivu na fungování firmy i jednotlivých poboček. Zaměstnanci tam najdou vše od toho, jak Lenovo pomáhá v různých komunitách, přes pokyny ke služebním cestám v jednotlivých zemích po návod, jak si dezinfikovat svůj telefon. S kolegy z jiných zemí si navíc můžete pomoct. Možná totiž mají zajímavé materiály, které stačí pouze přeložit. Nebudete tak ztrácet čas duplikováním věcí, které už někde ve vaší firmě existují.
PŘEČTĚTE SI: Na co mají startupy a OSVČ nárok v době koronavirové
5. Připravte se na budoucnost
Myslet si, že se během pár týdnů vše vrátí do starých kolejí, je podle odborníků naivní představa. I ti nejoptimističtější z nich očekávají, že některé změny jsou trvalé. Expert na interní komunikaci Mike Klein upozorňuje například na to, že v „postkoronovém“ světě se promění pohled na práci z domu či na dálku. U řady pozic se totiž ukázalo, že fungují mimo kancelář úplně stejně. A úspora za pronájem prostor a chod kanceláří je často natolik nezanedbatelná, že mnozí zaměstnavatelé budou s návratem svých zaměstnanců na pracoviště spíše otálet. Interní komunikace se tedy bude muset ještě víc digitalizovat a komunikační specialisté budou muset vymyslet nové způsoby, jak udržet pracovníky informované a motivované i ve virtuální firemní kultuře. Podle Kleina budou na vzestupu technologie a jejich zapojení do interní komunikace. A poptávka bude po těch odbornících na komunikaci, kteří budou umět nové technologie do komunikace se zaměstnanci efektivně zapojit.
Klein rozebírá i skutečnost, že nalezení účinné léčby a vymýcení nákazy zabere ještě několik měsíců, možná i let. Řada lidí proto bude chtít alespoň v určité míře stále dodržovat sociální distancování, což se promítne do podoby mnoha služeb a produktů. Ekonomické dopady s sebou přinesou i nutnost šetřit a dobře zvažovat každou investici. I proto doporučuje specialistům na interní komunikaci začít měřit každou věc, kterou dělají. A naučit se dobře pracovat s daty. Jen tak budou moct zůstat klíčovými partnery pro management.
PŘEČTĚTE SI: Jak se vypořádat se strachem v době pandemie? „Udělejte si vizi,“ radí psycholog
6. Nová éra interní komunikace
Gary Grates se ve svém článku pro Institute For Public Relations shoduje s Kleinem v tom, že se svět už navždy bude dělit na období před a po koronaviru. Minimálně v oblasti interní komunikace. Řada manažerů si totiž až v současné krizi uvědomila význam dobře připravené komunikační strategie a expertů, kteří jsou schopni rychle reagovat a pomoci přenastavit firemní kulturu tak, aby zaměstnanci zůstali motivovaní i v době propouštění, chaosu a nejasných vyhlídek. Odborníkům v oblasti interní komunikace tak podle Gratese období po koronaviru přinese možnost vyjednat si nové podmínky a přenastavit svou pozici. V mnohých organizacích až v důsledku současné krize začne být interní komunikace viděna jako klíčová součást růstu a úspěchu firmy. Nikoliv jako zbytečný časopis jednou za kvartál a tematický vánoční večírek.
Fotografie: Pixabay, Pexels
