S nutností připravit graf nebo powerpointovou prezentaci se za svou kariéru setkala velká část zaměstnanců a podnikatelů. Datová analytička a lektorka Olga Rudáková ale tvrdí, že většina lidí neumí data vysvětlit a svá tvrzení dokresluje nudnými vizuály. Protože i ona dříve v korporacích prezentovala kolegům mnohdy neefektivní grafy, vytvořila školení Storytelling with business data, kde učí, jak pomocí čísel vyprávět poutavé příběhy.

HR manažer, prezentující chování kandidátů. Finanční analytik, poukazující na vývoj firemních financí. Zakladatel startupu, hledající investory. Nutnosti pracovat s daty se dnes v zaměstnání i v soukromých projektech vyhne málokdo.

Přesto podle Olgy Rudákové drtivá většina lidí neumí využít jejich potenciál. Jednoduše proto, že neví jak. „Na internetu člověk najde množství článků, které radí, jak začít s vizualizací dat či datovou vědou. Problém ale je, že obvykle radí konkrétní nástroje. Což už je krok číslo dvě. Protože nástroj je jen nástroj,“ upozorňuje Rudáková a připodobňuje situaci ke koupi nového fotoaparátu. „Když si koupím skvělý foťák, automaticky se ze mě skvělý fotograf nestane. S daty je to stejné. Abych uměla vizualizovat, musím nejprve porozumět samotným datům a principům vizualizace,“ dodává.

Datová analytička Olga Rudáková spojila své znalosti storytellingu s vizualizací dat

Sama Olga Rudáková strávila přes deset let ve finančních odděleních velkých korporací a vytvořila tisíce grafů. „Většina z nich nevyprávěla žádný příběh. Bylo to pouhé zobrazení dat. Už tehdy jsem si ale všimla, že jsou grafy, které fungují,“ popisuje svou cestu k propojení datové analýzy a storytellingu.

To, že fungovaly, poznala podle následných reakcí publika. „Takové grafy vyvolávají ty správné diskuze a vedou k rychlému rozhodování na základě dat. V angličtině se tomu říká data-driven decision making,“ dodává. Podle ní pak firmy umí dělat rozhodnutí včas a na základě tvrdých dat, nikoliv pocitů a domněnek. Naopak špatné grafy diskuzi prodlužují. Lidé se ztrácejí, pokládají další otázky a debata nikam nevede.

Správný graf nepotřebuje další vysvětlení

Olgu Rudákovou, která se kromě datové analýzy věnuje i řečnictví a vyprávění příběhů, v jeden moment napadlo zdánlivě nesouvisející oblasti propojit. Na vizuály tak začala aplikovat stejné principy, jaké se používají při výstavbě příběhu. A ukázalo se, že to funguje. „Pokud dodržím vypravěčské zásady při tvorbě grafu, pak bude vykládat nějaký příběh sám. Můžu ho tak poslat kolegům bez dlouhých vysvětlování. V podstatě jde jen o to převést fakta do podoby příběhu. Což zní složitě, ale je to snazší, než se zdá,“ tvrdí Rudáková.

Unikátní pohled na zpracování dat předává jak ve velkých firmách, tak jednotlivcům. Mezi její klienty patří společnosti jako Oracle, Siemens či Česká spořitelna. Na kurzech pro veřejnost se pak potkávají všichni od marketérů po výzkumníky. „Je to v podstatě pro kohokoliv, kdo tvoří grafy. Primárně pro byznys analytiky, controlling, marketéry, logistiky či HR. Chodí ale i datoví vědci či zakladatelé startupů, kteří chtějí dobře prezentovat své výsledky investorům,“ vyjmenovává Olga Rudáková. Vesměs jsou to lidé, kteří zvládají základní analýzu dat. Neumí je ale kolegům či veřejnosti správně odvyprávět.

Na konkrétním nástroji pro vizualizaci podle Olgy Rudákové nezáleží. Podporuje proto lidi v tom, aby pracovali v čemkoliv, co jim vyhovuje. „Na školení si vystačí i s papírem a tužkou. Já jsem třeba zvyklá využívat Excel. Ve finále na tom ale nezáleží,“ upozorňuje Rudáková.

Nejčastější chyby, kterých se lidé při práci s daty dopouštějí

Na otázku, s jakými chybami se na kurzech i ve firmách Olga Rudáková nejčastěji setkává, vyjmenovává tři:

1. Nedostatek času

Nedostatek času na vizualizaci dat považuje za větší problém než nedostatek dovedností. „Pokud přípravě věnujeme dost času, většinou jsme schopní nakonec slušný graf vytvořit. Jenže většina lidí to nechává na poslední chvíli a musí pracovat v časovém presu,“ říká Rudáková.

2. Zaměňování analýzy a vysvětlení

Lidé si pletou analýzu a vysvětlení. Pro finální prezentace tak používají pracovní vizuály. „Když analyzujeme data a snažíme se pochopit souvislosti, často si tvoříme pracovní vizuály. Problém je, že máme tendenci je používat i pro vysvětlení. To je špatně,“ upozorňuje Rudáková. Podle ní je potřeba finální vizuály postavit odlišně. Vyzdvihnout závěry a celý příběh zaměřit na publikum.

3. Špatná práce s publikem

Podle Olgy Rudákové často prezentující předpokládá, že má publikum stejné schopnosti interpretace a pochopení dat jako on. „Většinou to tak ale není. Měli bychom se proto vždy zamyslet, pro koho výstup děláme. Naše grafy by neměly nutit lidi jít tou zdlouhavou cestou, kterou jsme museli projít my,“ vysvětluje Rudáková.

To, zda se člověk nedopustil zmíněných chyb, pozná podle reakce publika. „V momentu, kdy se posluchači začnou ptát, co vlastně daná data znamenají a co z nich vyplývá, tak je to špatné. Pokud ale následuje diskuze o tom, co s výsledky uděláme, nebo už dokonce návrh nějakých řešení, s velkou pravděpodobností jsme odvedli dobrou práci,“ dodává Olga Rudáková.

Práce s daty a schopnost je správně vytěžit se podle ní v Česku postupně zlepšuje. Lidí, kteří umějí pomocí čísel vyprávět příběhy, tak přibývá. „Dlouho jsme si cenili takzvaných tvrdých dovedností víc než měkkých. Bylo pro nás důležité, že jsme došli k výsledku. To, jak ho pak předáme ostatním, a zda je zapojíme, nadchneme, už méně. Postupně se to ale zlepšuje,“ uzavírá Olga Rudáková.