Podstatná část startupů se z kanceláří stáhla do domácích pracoven a přepnula svůj chod na „remote”. Každý má svůj recept a každému vyhovuje něco jiného. Inspirací mohou být slovenští Vacuumlabs, jejichž 250 pracovníků je rozprostřeno v pobočkách ve čtyřech evropských zemích, a tak mají bohaté zkušenosti s řízením velkých i malých týmů na dálku.

Pobočky úspěšné vývojářské společnosti se nacházejí v Bratislavě, Košicích, Prešově, Praze, Brně, Budapešti a Londýně, odkud více než 250 lidí pracuje pro klienty z celého světa. Přechod do domácích kanceláří a do kompletního remote módu proto pro ně nebyl už tak překotný. „I když jsme teď všichni nuceni pracovat z domu, není to pro nás úplná novinka,” předesílá Erika Gočalová, HR společnosti.

Erika Gočalová, HR Vacuumlabs.

S ní a Michaelou Vlčkovou, která zastává funkci Chief Visionary officer, se potkáváme jak jinak než na dálku. Erika se připojila z Bratislavy, Michaela z Prahy a autor článku z detašovaného pracoviště na Šumavě.

„Lidé ve firmě si začínají uvědomovat, že nastalá situace není jedno či dvoutýdenní záležitostí, ale může se protáhnout na delší dobu,” pokračuje Erika, „snaží se podle toho nastavit, každý se dostává do takové své rutiny a hledá si, co funguje a co nefunguje.”

Rutina a jak na ni

Právě slovo RUTINA se v otázce efektivního home office skloňuje v těchto dnech nejvíc. Význam zavedeného řádu potvrzuje i Erika: „Všem lidem se snažíme vštěpovat, že úplný základ je vytvořit si rutinu. Nemít to tak, že jednou vstanu v osm, jednou ve 12 a podobně. Pravidelný režim znamená stanovit si, kdy s prací začínáme, kdy obědváme a - co je důležité - kdy s prací končíme. To, že jste doma, může jednoduše spadnout k tomu, že pracujete celý den, což je samozřejmě neudržitelné,” podotýká s tím, že pracovní doby jsou u nich ve firmě flexibilní.

Vesměs se jedná o individuální nastavení, kdy každému člověku při práci na dálku vyhovuje něco jiného. Někteří lidé podle Eriky mají problém s tím, že jim při práci z domova chybí sociální kontakt, a je tak na team leaderech, aby zintenzivnili komunikaci se svými lidmi, a personalistech, aby pro lidi vymýšleli různé on-line aktivity, tak aby kolegové neztratili kontakt. „Na nás v HR je podporovat i mimopracovní vztahy, aby kultura pokračovala dále. Byli jsme zvyklí se pravidelně scházet, mít popracovní aktivity, měli jsme pravidelná piva, pravidelné snídaně, lidé zůstávali v práci déle a hráli hry, takže vztahy byly velmi silné. Teď hledáme možnosti, jak to udržet,” dodává.

Popracovní poker je nyní potřeba nahradit offline aktivitami.

Pro předejití pocitu izolace doporučuje, aby i pracovní hovory například s šéfy týmů zahrnovaly na začátku menší small talk, kdy se nebude debatovat jen o nových zakázkách či projektech, ale lidsky hovořit, asi jako když se dva kolegové potkají v kuchyňce při vaření kávy. Jak dodává Michaela, je potřeba zachovat vedle pracovní i tu neformální komunikaci, třeba prostřednictvím skupin na Whatsappu či Slacku, kde se dá probírat vše od aktuálních informací a tipů ohledně šířící se pandemie až po vtipné memy. „Vzniká tak komunitní pocit, je to strašně znát,” uvádí.

Sociální kontakt on-line

Co se týče pracovních i popracovních on-line aktivit, Vacuumlabs jich nabízí širokou škálu a každý si může vybrat, co mu vyhovuje. „Někdo preferuje hry, někdo si chce s někým popovídat,” vysvětluje Erika. A zájem je podle ní velký.

Kromě toho, že na on-line bázi pochopitelně probíhají veškeré pracovní meetingy a prezentace, tak jednou z možností, jak se zapojit, jsou takzvané vzdělávací relace: „Máme zavedený dlouhodobý koncept Vacuum talků, kdy pokaždé přijde někdo se zajímavým pracovním tématem, které odprezentuje ostatním,” popisuje Erika. Tento měsíc je to například fintech, jindy ale dojde i na méně seriózní témata, třeba když se někdo z kolegů chce podělit o svůj koníček. Nedávno se třeba dva spolupracovníci rozhodli vyprávět o tom, jak doma vařit pivo. Což se v době karantény jeví jako více než užitečné téma, škoda jen, že nucená on-line verze přednášky nedovolila slíbenou ochutnávku.

Takto vypadá běžný Vacuum Talk.

Také běžná popracovní piva se musela přesunout za obrazovky, respektive nahradily je LAN parties, některé týmy ve Vacuumlabs zase preferují společné večerní sledování filmů a seriálů. Samozřejmě na bázi dobrovolnosti.

Zajímavým pátečním zpestřením je tzv. Reading time, kdy všichni pracovníci mohou dopoledne strávit hodinu čtením. „Cílem je navrátit se trochu ke čtení, jde o to udělat něco pro sebe a dostávat do sebe nové informace. Nemusí jít zrovna o pracovní téma, když se někdo rozhodne, že bude číst Hitchcocka, tak je to úplně v pohodě,” říká Erika. Teď si sice každý tuto hodinu dopřává v domácím prostředí, čtenáři však alespoň sdílejí do společného kanálu na Slacku fotky toho, co mají rozečtené.

Na obrazovky, respektive za obrazovky se přesunuly i pravidelné firemní snídaně, vznikl originální Spotify Corona Playlist a kdo chce, může se zapojit i do společného on-line cvičení. „Přestože jsme IT firma, je u nás hodně sportovců,” směje se Erika, „lidé se o sebe starají, ještě před karanténou spolu chodili cvičit. Obvykle máme různé druhy sportů, teď jsme zavedli takovou výzvu, že spolu třikrát do týdne lidé dělají kliky na dálku.”

Společné snídaně se rovněž přesunuly za obrazovky.

Firma se také účastní Fpohybu Challenge, kdy stejnojmenná společnost, jež se zaměřuje na zdravý pohyb a držení těla zejména lidí z kanceláří, zveřejňuje dvakrát denně na facebooku návody na správné protahování.

V neposlední řadě nechybí ani dobročinné aktivity, jako je šití roušek či rozvoz potřebného vybavení nebo účast na prospěšných hackatonech. A aby se lidé ve všem dobře zorientovali, dostávají pravidelné týdenní newslettery s praktickými informacemi o blížících se on-line akcích.

„Pokud se naše aktivity uchytí a lidi to bude bavit, nevidím důvod, proč bychom s nimi přestávali," plánuje Erika. „Stejně tak si myslím, že remote spolupráce na jednotlivých projektech přinese ovoce, i když se pak vrátíme do kanceláří. To, že je nyní kontakt jiný, užší, může v konečném důsledku týmům jako takovým pomoci.”

Michaela k tomu dodává, že důležitým faktorem pro správné fungování společnosti v době pandemické krize je otevřenost a transparentnost, zejména ze strany vedení. Oceňují, že CEO Vacuumlabs na pravidelných all-hands meetinzích se všemi zaměstnanci informuje, jaká je situace a jaké kroky se chystají. „Zabrání se tím jakékoli panice a nejistotě,” vysvětluje.

Foto: Vacuumlabs