Začíná éra post-koronavirová, kdy se lidé po hromadném úprku domů vracejí do kanceláří. A firmy řeší, jak v nich fungovat, aniž by se všichni vzájemně nakazili. Zvítězí přehnaná opatrnost, nebo nevyhnutelné kancelářské promořování? A jakou roli sehrají digitální technologie? Pojďme se nad tím zamyslet v dnešním článku.

„Namísto pozdravu potřesením rukou jsme se zpočátku zdravili pozdravem ‚buď dobrý’ z filmu Demolition Man. Úvodní panika už ovšem polevila a budujeme kolektivní imunitu. Pořídilo se více dezinfekčních prostředků – nejen pro úklid, ale i pro desinfekci rukou po každém příchodu do kanceláře,“ popisuje Tomáš Vika, CEO a spoluzakladatel reklamního tržiště adELA. A tak trochu vystihuje post-koronavirovou atmosféru a momentální úvahy většiny firem, jejichž zaměstnanci sedí převážně v kancelářích za počítači.

Na počátku byla panika, hromadný úprk z kanceláří domů a přesun jednání ze zasedaček na monitory. Zaváděla se různá opatření, aby se lidé v kancelářích potkávali co nejméně (když už tam museli) a všude byla spousta opatrnosti. Teď už ale paralyzující strach postupně vyprchává a málokterá firma se zachová jako Twitter, který umožní svým zaměstnancům trvalý a neomezený home office, pokud budou chtít. Ve skutečnosti právě nyní probíhá hromadný návrat do kanceláří – a to nejen v Česku, ale i ve zbytku světa. A je otázkou, nakolik se svět kanceláří promění.

PŘEČTĚTE SI: Zvykli jste si na doma a nechce se vám do kanclu? 5 rad od psychologa, jak návrat ustát

Dva metry a dezinfekce

Pro srovnání jsme oslovili dvě technologické bezpečnostní firmy, Eset a Avast, abychom zjistili, jestli se jejich přístup bude o něco lišit. A ve skutečnosti nyní fungují jako „přes kopírák“. V obou případech se spoléhají především na odstupy, dezinfekce, roušky a také na dělení směn. Každá skupina zaměstnanců, pokud chce zamířit do kanceláře (zatím je to na dobrovolné bázi), pracuje jiný den a mezi jednotlivými směnami se celé kanceláře dezinfikují.

„Kromě možnosti neposílat v případě výskytu nákazy koronavirem do karantény celou firmu, nám rozdělení do skupin umožňuje zajistit bezpečnou vzdálenost mezi lidmi. Během dne máme k dispozici ochranné pomůcky typu roušek, respirátorů a dezinfekčních gelů. Roušky v kanceláři však nejsou povinné, dokud se k další osobě nepřiblížíme na vzdálenost kratší než dva metry. Většina jednání se tak nadále odehrává virtuálně, prostřednictvím videokonferencí,“ říká Marcela Pekníková, HR manažerka Esetu.

Zaměstnanci v Avastu mají totožná opatření, navíc si ale mohou vybrat, jestli budou v kanceláří pondělky a úterky, nebo čtvrtky a pátky (středa je určena pro dezinfekci). „Kanceláře považujeme především za bezpečnou alternativu pro ty, kteří mají problém efektivně pracovat z domu. Poskytneme jim proto pracovní prostředí, ale další zázemí kanceláří včetně naší kantýny, posilovny či dětský koutek zatím zpřístupnit neplánujeme,“ říká personální ředitelka Avastu Rebecca Grattan. „V kancelářích jsou k dispozici dezinfekční prostředky a jednorázové rukavice například pro použití ve společných kuchyňkách,“ dodává.

Tohle zná asi každý. Chybělo vám vaše pracovní místo?

„Jsme rádi zpět mezi lidmi“

Odstupy, omezený provoz kanceláří a všudypřítomná dezinfekce. To bude realita českých kanceláří pro nacházející dny a týdny. Z přibližně desítky oslovených startupů a firem přišla velmi podobná vyjádření, a dá se proto očekávat, že to tak budou mít i další firmy napříč obory.

„Máme prostorné kanceláře a také velký centrální prostor, kde se scházíme nebo obědváme a kde je dostatek místa pro dodržování bezpečné vzdálenosti. Velmi pečlivě probíhá každodenní úklid a máme na několika místech bezdotykové stojany s dezinfekcí,“ říká Dita Stejskalová z české pobočky Ogilvy s tím, že momentálně vyhodnocují, výhody a nevýhody domácího fungování. „V čem to bylo fajn, a kde je naopak lepší být spolu fyzicky v kanceláři. Podle toho si budeme organizovat práci v dalším období. Záleží také na tom, o jaký tým jde. Jiné potřeby mají kreativní týmy a jinak pracují kolegové dataři.“

Oslovené firmy se shodují, že práce doma je sice v pořádku a funguje, ale tak trochu zabíjí kreativitu a nápady, které se rodí v kantýnách nebo při různém potkávání. Většina se shoduje, že některé věci je nutné zkrátka řešit osobně a že kanceláře mají stále nezastupitelné místo, ať už jde o služby, benefity nebo komunitu. Za všechny to výstižně shrnuje Zdeněk Rudolský, co-founder Impact Hubu: „Necháváme si online tam, kde se nám osvědčil, a jinak už jsme rádi mezi lidmi.“

Změní se vůbec něco? No...

Jak se ale open space kancleáře změní? Odhady se pohybují od scénářů „za chvíli bude vše jako dříve“ až po revoluci, po které své kanceláře nepoznáme. Nedávno se toto téma široce rozebíralo v pořadu Quest Means Business na CNN a analytici nebo lidé z firem tam zapáleně mluvili o zavádění ochranných plexiskel ke stolům, zmenšování zasedaček, změnách rozmístění centrálních tiskáren nebo výtazích a kávovarech ovládaných výhradně přes bluetooth. Prý se také čekají investice do superfiltrů v klimatizacích nebo trvalé zavádění směn, aby se lidé střídali.

Realita bude nakonec pochopitelně někde jinde a z těchto vizí se naplní jen zlomek, alespoň ve většině firem. Je ale pravděpodobné, že zvláště v modernějších kancelářských komplexech začnou hrát mnohem větší roli digitální technologie. „Digitalizace procesů a komunikace bude jednoznačně důležitější. Už to nebude možnost, ale norma,“ říká pro Newsroom Lukáš Balík, spoluzakladatel společnosti Spaceflow, která se specializuje na digitalizaci budov a vyvíjí za tímto účelem speciální digitální platformu.

PŘEČTĚTE SI: „Vlastníci“ v éře digitalizace: Spaceflow tvoří „facebook“ pro správce budov a nájemníky

Vrátí se zase individuální buňky? (Chandler Bing v seriálu Přátelé)

Skok domů a pak zpátky

Konkrétně ze zdravotního hlediska (a ve výsledku z hlediska efektivity) budou užitečné také digitální aplikace v mobilech, které zlepší přehled o budově a usnadní řadu administrativních záležitostí. „Již nějakou dobu lidé v budovách, kde je Spaceflow, využívají rezervace zasedacích místností a bezhotovostní platby. Chceme podporovat také bezkontaktní otevírání dveří a turniketů, vše pomocí aplikace v mobilu. Zajímavou možností je také doručení balíčků, aniž by se kurýr a příjemce museli potkat. A v jedné z budov, kterou vlastní Allianz, si v aplikaci mohou zaměstnanci zkontrolovat z pohodlí kanceláři aktuální naplněnost kantýny,“ vyjmenovává Lukáš Balík praktické možnosti, které pomohou omezovat proti šíření koronaviru i jakýchkoliv budoucích pandemií.

V již zmíněném pořadu na CNN zaznělo i to, že vzniknou speciální aplikace, které budou monitorovat zdravotní stav v budovách (tedy jakési zdravotní karty budov). Jinými slovy, ať už půjde o různé alternativy chytré karantény nebo jiné agregátory dat o nemocech a nákazách, je velmi pravděpodobné, že technologie začnou v rámci prevence intenzivněji pronikat do běžného pracovního života.

Představme si situaci, kdy se v budově objeví člověk nakažený koronavirem, nebo v budoucnu jinou infekční nemocí. Výsledkem může být to, že se všichni z budovy okamžitě přesunou na dva týdny na home office, aby se zabránilo dalšímu šíření. A jakmile riziko pomine, tak se všichni vrátí. A takhle se to může opakovat několikrát do roka, aniž by to výrazněji narušilo chod firmy. Masivní fungování na home office už si ostatně firmy vyzkoušely a podobné „nárazovky“ se možná stanou běžnou realitou. Přinejmenším do doby, než bude nalezena účinná vakcína nebo dojde k výraznému promoření populace.

Ptali jsme se: Jaká opatření chystáte nebo jste už zavedli? Mění se nějak způsob práce a máte nová pravidla?

„Nás se karanténní režim nijak zásadně nedotkl. Jelikož jsme digital first společnost, jsme na práci na dálku zvyklí. Naše dvě centrály sídlí v Praze a San Franciscu a nejrůznější online konference či video schůzky jsou u nás na denním pořádku. Firmě jde především o zdraví zaměstnanců, zůstáváme tak zatím stále doma. Návrat do kanceláří řeší náš leadership tým – od začátku června běží první fáze otevírání kanceláří v omezeném režimu. Zdraví je pro nás na prvním místě. Budeme se samozřejmě řídit instrukcemi vlády a doporučeními BOZP.“ – Tereza Macháčková, people ops, productboard

„Nasadili jsme větší dohled a pořádek nad používanými nástroji pro spolupráci (Teamwork, Miro Board, Google Drive). Kancelářskou plochu zmenšíme o jednu čtvrtinu. Zřejmě budeme mít stanovené dny, kdy budeme v práci povinně všichni, a ostatní podle volby. Byli jsme digitálně ready – všechny online nástroje jsme používali běžně i před karanténou.“ – Ondřej Rudolg, CEO, Blueberry

„Už léta používáme Slack, teď se stal hlavním komunikačním nástrojem. Schůzky a meetingy nahradily cally přes Zoom a Hangout. Hned na začátku jsme se domluvili, že se budeme chtít během meetingů i vidět. Některé týmy začínají každý den poradou, na které se rozvrhne práce. Management má každý den 30minutovou schůzku, na které se shrnou nejdůležitější informace. Co se týká současného kancelářského života, tak ten je opravdu hodně omezený. Abychom zabránili případnému šíření nemoci v kanceláři, zavedli jsme několik úprav a nastavili řadu pravidel – zvětšili jsme rozestupy mezi stoly, lidé musí příchod do kanceláře hlásit a dopředu si místo rezervovat. Samozřejmě také dbáme na časté používání dezinfekce.“ – Michal Šmída, CEO Twisto

„Máme v prostorech nově každých pár metrů dezinfekci na ruce, na což stále v designu interiéru přivykáme, ale prostě je potřeba. Ručníky jsou pouze papírové, jednorázové. Jídlo a svačiny na členských barech nabízíme v omezené míře, jen balené k okamžité spotřebě. Podle situace máme na klíčových místech v každém hubu navigační tabule, které napovídají, jak se chovat.“ – Zdeněk Rudolský, co-founder, Impact Hub ČR

Foto: Pixabay (hlavní a druhé foto), reprofoto Youtube: seriál Přátelé