Máte-li pocit, že se kolem vás v kancelářích pohybuje podezřele mnoho pracujících „zombíků“, možná nastal čas přemýšlet, jestli se firma nechytila do velice zrádné pasti totálního přehlcení. O co jde a jak se z ní dostat? Čtěte, protože příliš mnoho práce bez vidiny jakéhokoliv zvolnění štěstí nikomu nepřinese. A pokud ano, tak jen dočasně.

Na úvod takový menší rozstřel. Podívejte se na tyto skupiny zaměstnanců a rozhodněte se, do jaké patříte:

1. „Happy, energy“ – lidé, kteří jsou v práci i životě šťastní, mají hodně energie, jsou akční, pozitivní a výkonní.
2. „Unhappy, energy“ – lidé, kteří jsou v práci nešťastní, ale mají energii pracovat na zlepšení a nebojí se změny práce, aby se cítili šťastnější.
3. „Happy, stressed“ – lidé, kteří jsou v práci šťastní a zapálení, ale jsou totálně přetížení, nestíhají, a kvůli tomu jsou dlouhodobě vyčerpaní a ve stresu.
4. „Unhappy, stressed“ – lidé, kteří jsou nešťastní, přetížení, demotivovaní, bez energie a v práci i osobním životě jen „přežívají“. Nemají dostatek síly a odhodlání ke změně.

Jochen Menges, profesor působící na Univerzitě v Curychu, který se problematikou štěstí a spokojenosti zaměstnanců zabývá dlouhodobě, je přesvědčen, že do skupiny „happy, stressed“ spadá přibližně třetina zaměstnanců. Jde o lidi, kteří mají rádi svou práci, vidí v ní nějaký smysl, ale jsou přetížení a vyčerpaní. Domu přicházejí unavení, nemají energii na jiné činnosti a občas bývají podráždění. A čím déle v této situaci fungují, tím roste riziko, že spadnou do skupiny „unhappy, stressed“.

Je to zlom, z lidí se velmi rychle stávají takoví pracující „zombíci“, kteří podléhají negativnímu myšlení, nedokážou se radovat a práce jim začne ničit i osobní život nebo vztahy. Navíc se ukazuje, že tato skupina je zrádná, protože se z ní lidé často nedokážou vymanit. Dostanou se do stavu, kdy už nemají dostatek energie z neutěšené práce odejít, takže v lepším případě vyhoří, v horším totálně zkolabují či se objeví jiné zdravotní komplikace. Velmi často si stěžují, ale nic nemění.

Totálně přehlcená firma

A proč o těchto přepracovaných a nešťastných lidech mluvíme? Důvod je jednoduchý, vyskytují se ve startupech a firmách, které se chytí do takzvané Acceleration Trap, tedy počeštěně „pasti zrychlování“.

Taková past se dá stručně definovat asi takto: Totálně přehlcená firma plná přetížených zaměstnanců a nedodělaných projektů, která se točí v kruhu. Víceméně se to projevuje těmito třemi způsoby:

• Přetížení – máte hodně práce, ale málo lidí
• Zahlcení – máte hodně věcí na práci, ale nevíte, kde a s čím začít, tak si raději dáte kafe, abyste to promysleli
• Trvalé přehlcení – zkombinujete výše uvedené a přidáte frustrující perspektivu, že to nikdy neskončí

Výsledkem toho je vystresovaný zaměstnanec, který je nucen i přes své vyčerpání podávat každý den vysoký výkon, což mu ale neprospívá psychicky ani fyzicky. Trápí se, jeho pracovní výkon a energie klesá a ve výsledku to poškozuje celkové výsledky firmy. Firma, která se v pasti zrychlování ocitne, začne velmi rychle generovat lidi, kteří se ze skupiny „happy, energy“ nenápadně přesouvají do „happy, stressed“ a potom do „unhappy, stressed“.

Nebojte se spálit projekt, je to OK! Jochen Menges na říjnové konferenci Happiness@Work v Praze.

Profesor Jochen Menges před pastí zrychlování ve svých článcích nebo přednáškách pravidelně varuje. V rámci své vědecké práce udělal několik průzkumů v evropských i amerických firmách a došel k tomu, že v pasti zrychlení se ocitá až 60 procent všech zaměstnanců, byť si to sami nemusí přímo uvědomovat.

Naproti tomu jen pouhých dvou procent firem se problém netýká, což je šílený nepoměr. „Naše výzkumy ukazují, že postiženy mohou být všechny firmy, nezávisle na jejich velikosti, odvětví nebo délce fungování,“ říká pro Newsroom StartupJobs Jochen Menges.

Podle něj jsou ředitelé firem vůči tomuto riziku prakticky slepí a většinou ani netuší, že velmi rychlý růst, spojený s neúměrným nárůstem práce a projektů může firmu poškodit. Zvláště startupy se prý mohou do této pasti chytit velmi snadno a rychle. „Nepromyšlené využívání času a energie zaměstnanců je ideálním předpokladem k tomu, abyste do toho spadli. Právě pro startupy je typické mnohonásobné zahlcení,“ vysvětluje Menges.

Jak se dostat z pasti ven?

Jochen Menges doporučuje, abyste se okamžitě zastavili a ukončili práci na tom, co není potřebné, a provedli jednoduchou analýzu priorit jednotlivých projektů. Ty nejdůležitější, které je potřeba okamžitě udělat, dejte do skupiny „A“. Ty, které chvíli počkají, pak do skupiny B. A vše ostatní nemilosrdně označkujte jako „C“. Nemilosrdně proto, že ve výsledku se ukáže, že „C“ projekty můžete zrušit, aniž by to kdokoliv přehnaně oplakával. Zkušenosti ukazují, že obvykle lze zrušit přibližně 40 procent projektů.

Pokud jste ve vedoucí pozici, využijte ke správnému rozřazení primárně své zaměstnance. Ti se ve všem denně pohybují a často mají poměrně jasno v tom, které projekty nebo aktivity jsou zbytečné a na které nezbývá dostatek času. Ptejte se jich na jednoduché otázky, například prostřednictvím anonymního dotazníku: Co můžeme okamžitě zrušit, a nic se nestane? Co můžeme zjednodušit? Které projekty, firemní pravidla nebo nařízení vám berou nejvíce energie? Co vás ve skutečnosti nejvíce štve, i když je v tom dobrý záměr?

Přestaňme se přetěžovat, apeloval Menges na TEDx v rámci Univesity od Cambridge. (Zdroj: Youtube)

Řád je nutné mít také u nových věcí, nápadů a strategií, které firma generuje. Jochem Menges je přesvědčen, že zvláště ve větších startupech ztrácejí CEO přehled, protože jsou jimi přehlceni. A proto radí přistupovat k jejich vyhodnocování s odstupem. „Vezměte si příklad z Billa Gatese, který se jednou za čas zavře do chaty na pláži a všem přikáže: Nekomunikujte se mnou, neotravujte mě. A právě tam se zabývá novými nápady,“ říká Menges.

Nemusíte se zrovna zavírat na samotě, ale spíše jde o to udělat si čas, dát „stopku“ novým nápadům a podnětům a projít ty stávající. A nekompromisní filtrování je základ. „Pokud se rozhodnete pro něco nového, nejprve zastavte něco starého,“ radí Menges.

„Ne“ může říct šéf i zaměstnanec

Pokud se jednou z pasti zrychlování dostanete, je potřeba dbát na to, abyste do ní nesletěli znova. A proto je potřeba dodržovat několik pravidel:

1. Každý rok proveďte jarní „úklid“. Roztřiďte stávající projekty, ukončete ty neperspektivní a projděte nové nápady a podněty. A naslouchejte zaměstnancům. Pokud se jich více shoduje na tom, že je určitá věc k ničemu, s velkou pravděpodobností to tak bude.
2. Nebojte se říkat „ne“. Buďte trochu jako Steve Jobs, když se po více než deseti letech vrátil do Applu a hned na začátku seškrtal většinu produktů. Tím, že se firma soustředila „jen“ na několik hlavních, jim mohla věnovat mnohem více energie.
3. Udělte právo říkat „ne“ i zaměstnancům. Třikrát za rok mohou zastavit nebo odmítnout zadanou práci nebo přidělený projekt. A jednou za čas se jich ptejte: „Na čem byste chtěli dnes pracovat?“

Zrádnost pasti zrychlování spočívá hlavně v její nenápadnosti. Než si startup či zaběhnutá firma uvědomí, že by se jich mohla týkat, většinou se do ní chytí a začne tiše trpět. V takovém případě nezbývá než provést nelehké ozdravné řezy, aby se mohlo pokračovat. Myslete na to, že do pasti mohou padnout malí, střední i velcí, a to opakovaně. Proto je třeba jednat už při prvních náznacích přetížení a přehlcení zaměstnanců.

Autor: David Budai

Foto: Pixabay, archiv redakce